Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website AIDEN.AE sowie für die darüber angebotenen Leistungen, insbesondere KI Voice Agents, KI Social Media Agents und individuelle KI-Automatisierungen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb unserer Website, die Kommunikation mit Interessenten und Kunden, die Bereitstellung unserer Leistungen, die Vertragserfüllung, die technische Sicherheit, die Abrechnung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu können zum Beispiel Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Kommunikationsinhalte, Gesprächsdaten, Nutzungsdaten oder technische Informationen gehören.

Unsere Leistungen richten sich überwiegend an Unternehmen, Selbstständige, Praxen, Dienstleister, Organisationen und gewerbliche Kunden im DACH-Markt sowie in den Vereinigten Arabischen Emiraten.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Sofern die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union Anwendung findet, verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet sind
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist

Für Kunden und Nutzer in den Vereinigten Arabischen Emiraten erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren Datenschutzbestimmungen der UAE, insbesondere dem UAE Personal Data Protection Law, soweit dieses Anwendung findet.

4. Erhebung von Daten beim Besuch der Website

Beim Besuch unserer Website können automatisch technische Daten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• technische Protokolldaten

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und missbräuchliche Nutzung zu verhindern.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Buchungstool, Chat oder über andere Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten. Dazu können gehören: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen, Nachrichtentext, Terminwünsche, technische Kommunikationsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vorbereitung eines Angebots, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Kommunikation im Rahmen bestehender Kundenbeziehungen.

6. Terminbuchung und Beratungsgespräche

Wenn Sie einen Termin mit uns buchen, können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für die Terminvereinbarung erforderlich sind, etwa Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Termin, Thema des Gesprächs, Meeting-Link und Kalenderdaten.

Sofern Drittanbieter für Terminbuchung, Videokonferenzen oder Kalenderintegration genutzt werden, gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

7. Nutzung unserer KI Voice Agents

Bei Nutzung eines AIDEN KI Voice Agents können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die während eines Telefonats oder einer sprachbasierten Kommunikation entstehen, etwa Telefonnummer, Name und Unternehmen (sofern genannt), Anliegen des Anrufers, Gesprächsinhalte, Terminwünsche, Rückrufwünsche, Service- oder Supportinformationen, technische Verbindungsdaten sowie Transkripte oder Zusammenfassungen, sofern aktiviert.

Die Verarbeitung dient dazu, Anrufe entgegenzunehmen, Anliegen zu erfassen, Informationen bereitzustellen, Termine vorzubereiten, Rückrufwünsche aufzunehmen, Leads zu qualifizieren oder Kundenserviceprozesse zu unterstützen.

Sofern Gespräche aufgezeichnet oder transkribiert werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der jeweils anwendbaren gesetzlichen Anforderungen. Der jeweilige Kunde ist dafür verantwortlich, Anrufer ordnungsgemäß zu informieren und, soweit erforderlich, Einwilligungen einzuholen.

AIDEN Voice Agents sind nicht für Notrufe, medizinische Notfallentscheidungen oder sicherheitskritische Kommunikation vorgesehen.

8. Nutzung unserer KI Social Media Agents

Bei Nutzung eines AIDEN KI Social Media Agents können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für Content-Erstellung, Planung, Freigabe, Veröffentlichung, Analyse oder Kommunikation erforderlich sind, etwa Unternehmensinformationen, Ansprechpartnerdaten, Markenunterlagen, Social-Media-Profile, Inhalte, Bilder, Texte und Kampagnendaten, Freigaben und Kommentare, Performance-Daten sowie Nachrichten oder Reaktionen, soweit angebunden.

Der Kunde bleibt verantwortlich für die Prüfung und Freigabe von Inhalten, insbesondere wenn personenbezogene Daten, Kundenbilder, Mitarbeiterdaten, Gesundheitsdaten, sensible Informationen oder Inhalte Dritter verwendet werden.

9. Individuelle KI-Automatisierungen

Bei individuellen KI-Automatisierungen können je nach Projekt verschiedene Datenarten verarbeitet werden, etwa Kundendaten, Leads, Kommunikationsdaten, Kalenderdaten, CRM-Daten, Supportanfragen, E-Mail-Inhalte, Prozessdaten, Dokumente, Wissensdatenbanken sowie interne Unternehmensinformationen.

Der genaue Umfang der Verarbeitung ergibt sich aus dem jeweiligen Projekt, Angebot, Vertrag oder der technischen Konfiguration. Soweit AIDEN personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, kann eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder eine vergleichbare Datenschutzvereinbarung erforderlich sein.

10. KI-Systeme und EU AI Act

Die von AIDEN angebotenen KI-Produkte werden mit dem Anspruch entwickelt, konfiguriert und betrieben, die Anforderungen des EU AI Act einzuhalten, soweit diese auf die jeweilige Leistung, den jeweiligen Markt und den konkreten Einsatzzweck anwendbar sind. AIDEN achtet insbesondere auf:

• Transparenz beim Einsatz von KI
• nachvollziehbare Systemzwecke
• klare Rollen zwischen Anbieter, Kunde und Nutzer
• menschliche Überprüfung und Freigabe, soweit erforderlich
• Schutz personenbezogener Daten
• Vermeidung unzulässiger oder missbräuchlicher Nutzung
• technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
• Dokumentation relevanter Datenflüsse und Prozesse

Wenn Nutzer direkt mit einem KI-System interagieren, soll dies transparent und verständlich erkennbar gemacht werden, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

KI-generierte Inhalte können Fehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Deshalb sind Kunden verpflichtet, KI-generierte Inhalte vor externer Nutzung zu prüfen, insbesondere bei rechtlichen, medizinischen, finanziellen, regulierten oder sensiblen Themen.

11. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät gespeichert werden. Sie können erforderlich sein, um die Website technisch bereitzustellen, Einstellungen zu speichern, Sicherheit zu gewährleisten, Nutzungsverhalten zu analysieren oder Marketingmaßnahmen zu unterstützen.

Wir unterscheiden insbesondere zwischen technisch erforderlichen Cookies, funktionalen Cookies, Analyse-Cookies und Marketing-Cookies. Technisch erforderliche Cookies können ohne Einwilligung eingesetzt werden, sofern sie für den Betrieb der Website notwendig sind. Analyse- und Marketing-Cookies werden nur verwendet, wenn hierfür eine Einwilligung vorliegt, soweit eine solche gesetzlich erforderlich ist.

Details zu eingesetzten Cookies, Laufzeiten und Anbietern sollten in einem separaten Cookie-Banner oder einer Cookie-Übersicht dargestellt werden.

12. Analyse- und Marketingtools

Soweit auf unserer Website Analyse- oder Marketingtools eingesetzt werden, erfolgt dies zur Verbesserung der Website, zur Auswertung von Reichweiten, zur Optimierung von Kampagnen oder zur gezielten Ansprache von Interessenten. Mögliche Anbieter können zum Beispiel Webanalyse-, Tracking-, Werbe- oder Social-Media-Plattformen sein.

Der konkrete Einsatz solcher Tools erfolgt nur im Rahmen der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben und, soweit erforderlich, auf Grundlage einer Einwilligung.

13. Newsletter und werbliche Kommunikation

Wenn Sie sich für einen Newsletter, Produktinformationen oder werbliche Kommunikation anmelden, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten zum Versand entsprechender Informationen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sofern wir Bestandskunden per E-Mail über ähnliche eigene Leistungen informieren, erfolgt dies nur im Rahmen der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben.

14. Zahlungs- und Abrechnungsdaten

Bei kostenpflichtigen Leistungen verarbeiten wir Daten, die für Angebotserstellung, Vertragsschluss, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung erforderlich sind, etwa Name, Unternehmen, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten, Vertragsdaten, Tarifinformationen, Nutzungsdaten sowie Steuer-, VAT- oder Umsatzsteuerdaten.

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Anbieter ist Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, sowie je nach Region weitere Unternehmen der Stripe-Gruppe.

Wenn Sie eine Zahlung über Stripe vornehmen, werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an Stripe übermittelt. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten, IP-Adresse sowie weitere technische Daten gehören. Stripe verarbeitet diese Daten zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und zur Bereitstellung seiner Zahlungsdienste. Für die Verarbeitung durch Stripe gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Stripe.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags, zur Durchführung der Zahlungsabwicklung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Zahlungsabwicklung.

15. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können an Dienstleister, technische Anbieter oder Geschäftspartner weitergegeben werden, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist. Dazu können gehören: Hostinganbieter, IT-Dienstleister, Telefonieanbieter, KI-Infrastruktur-Anbieter, Automatisierungstools, CRM- und Kalenderanbieter, E-Mail- und Kommunikationsdienste, Zahlungsdienstleister (insbesondere Stripe), Buchhaltung und Steuerberatung, Rechtsberatung, Social-Media-Plattformen sowie Analyse- und Marketinganbieter.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies erforderlich, rechtlich zulässig oder vom Kunden beauftragt ist. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir geeignete Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung oder vergleichbare Datenschutzvereinbarungen ab, soweit gesetzlich erforderlich.

16. Internationale Datenübermittlung

AIDEN ist in den Vereinigten Arabischen Emiraten ansässig und bietet Leistungen für Kunden im DACH-Markt und in den UAE an. Im Rahmen der Leistungserbringung kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz kommen — insbesondere die UAE, die USA oder andere Länder, in denen eingesetzte Dienstleister, technische Anbieter oder Infrastrukturpartner ansässig sind.

Soweit die DSGVO Anwendung findet, erfolgen internationale Datenübermittlungen nur auf Grundlage geeigneter Schutzmaßnahmen, zum Beispiel Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln, vertraglichen Datenschutzvereinbarungen, technischen Sicherheitsmaßnahmen oder einer Einwilligung, soweit erforderlich.

17. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Ansprüche geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden müssen oder berechtigte Geschäftsinteressen bestehen. Typische Speicherfristen betreffen insbesondere Vertrags- und Rechnungsdaten, steuerliche und buchhalterische Unterlagen, Support- und Kommunikationsdaten, technische Protokolldaten, Projektdokumentation sowie Nachweise über Einwilligungen.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere rechtliche Grundlage für die Speicherung besteht.

18. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu können gehören: Zugriffsbeschränkungen, Passwortschutz, Verschlüsselung (soweit angemessen), sichere Übertragungswege, Rollen- und Rechtekonzepte, Protokollierung, regelmäßige technische Überprüfung, sorgfältige Auswahl von Dienstleistern sowie Vertraulichkeitsverpflichtungen.

Trotz aller Schutzmaßnahmen kann keine vollständig risikofreie Datenübertragung über das Internet garantiert werden.

19. Rechte betroffener Personen

Soweit die DSGVO oder vergleichbare Datenschutzgesetze Anwendung finden, haben betroffene Personen je nach Rechtslage insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung
• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter info@aiden.ae kontaktieren.

20. Widerruf von Einwilligungen

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

21. Widerspruch gegen Direktwerbung

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Nach einem Widerspruch werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Direktwerbung verwenden.

22. Datenverarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Bei bestimmten Leistungen verarbeitet AIDEN personenbezogene Daten nicht als eigener Verantwortlicher, sondern im Auftrag des jeweiligen Kunden. Dies kann insbesondere bei Voice Agents, Social Media Agents, CRM-Anbindungen, Supportprozessen oder individuellen Automatisierungen der Fall sein.

In diesen Fällen entscheidet der Kunde über Zweck und Mittel der Verarbeitung. AIDEN verarbeitet die Daten nach den Weisungen des Kunden. Soweit erforderlich, wird hierfür eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder eine vergleichbare Vereinbarung geschlossen.

23. Verantwortung des Kunden

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die durch ihn bereitgestellten Daten rechtmäßig erhoben, verarbeitet und an AIDEN übermittelt werden dürfen. Der Kunde ist außerdem dafür verantwortlich, betroffene Personen — insbesondere eigene Kunden, Anrufer, Mitarbeiter oder Interessenten — über den Einsatz von KI-Systemen, Datenverarbeitung, Telefonieprozesse, Aufzeichnungen oder Automatisierungen zu informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Leistungen, eingesetzte Technologien, rechtliche Anforderungen oder interne Prozesse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.

25. Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: